Möchte ein Schüler Nachhilfe, füllt er zunächst einen Fragebogen (Fach, Jahrgangsstufe, Wünsche
bezüglich des Tutors etc.) aus, der beim Koordinator – Herrn O. Geistbeck – erhältlich ist. Der Koordinator versucht dann, einen geeigneten Tutor zu finden. Dies geschieht auf der Basis einer Liste von bereitwilligen Schülern, die zu Beginn des Schuljahres erstellt wurde.
Sobald ein Tutor zugeordnet wurde, wird die Zusammenführung der Partner organisiert. Der Nachhilfeschüler erhält eine „Tutorenvereinbarung“, d.h. eine Art Vertrag, dem Tutor wird ein Laufzettel ausgehändigt, auf dem u.a. das Datum der Treffen und der behandelte Lernstoff festgehalten werden.
Wird die Nachhilfe nicht mehr benötigt, so gibt der Tutor den Laufzettel beim Koordinator ab und wird gegebenenfalls sofort wieder vermittelt.
Um das System weiter verbessern zu können, kann jeder ausscheidende Schüler einen Fragebogen darüber ausfüllen, warum er die Nachhilfe beendet und ob er Vorschläge zur Vereinfachung des Konzeptes machen kann.